Es la forma en que se paga a la aerolínea por el vuelo.
En el check-in, la aerolínea recibe el(los) cupón(es) de vuelo correspondiente(s) del boleto o del billete electrónico. El cupón, ya sea en papel o electrónico, es necesario para que la aerolínea operadora reclame el valor del vuelo a la agencia de viajes original o a la aerolínea que emitió el billete, y que recibió el dinero del comprador en primer lugar. El cupón (y el dinero) no se transfiere antes porque una vez que está fuera de las manos del agente o emisor original, el vuelo relacionado con él no puede ser cancelado o cambiado hasta que el cupón (o el dinero) se transfiera de nuevo al emisor original. Todo el mundo tiene que jugar con las mismas reglas, para asegurar la interoperabilidad entre las aerolíneas y los agentes de viajes de todo el mundo.
Sin embargo, algunas aerolíneas de bajo coste, como EasyJet y Ryanair, no participan en la forma “normal” de contabilizar los billetes, sino que simplemente cobran todo el dinero en el momento en que se hace la reserva. Los agentes de viajes que desean vender sus vuelos deben hacer arreglos para usar sus sistemas especiales y patentados. Estas aerolíneas son libres de organizar su sistema de facturación como mejor les convenga. Todavía tienen interés en saber cuántas personas es probable que aparezcan, en recopilar la información del pasaporte o de inmigración cuando sea necesario, y en estimar el peso del equipaje para el vuelo. Pero no necesitan obedecer las reglas sobre los límites de tiempo.
Explicación más larga.
Probablemente ha notado que a menudo compra su vuelo a una compañía diferente a la propia aerolínea. Tal vez compre el billete a un agente de viajes. O tal vez incluso una aerolínea diferente. A menudo muchas aerolíneas están involucradas en un itinerario complicado, como un billete de vuelta al mundo.
Hay muchos millones de agentes de viajes en todo el mundo y cientos de aerolíneas. Pero no son independientes. Las aerolíneas a menudo necesitan trabajar juntas, no sólo en códigos compartidos, sino también para la alimentación interlínea, y los agentes de viajes en cualquier lugar podrían estar vendiendo un viaje para cualquier aerolínea. Por lo tanto, necesitamos un sistema único y universal para mover el dinero entre las líneas aéreas. No es bueno compensar cada transacción individual, (a menos que se trate de una aerolínea de bajo costo que venda sus billetes por sí misma sólo para sus propios vuelos).
Entonces, ¿cómo distribuye el vendedor de billetes que recoge su dinero a las aerolíneas operativas, y lo que es más importante (considerando que estamos hablando de miles de millones de dólares que se mueven alrededor del mundo cada año) cuál es el rastro de auditoría para este proceso? ¿Cómo se lleva un registro de los movimientos de cambio de divisas de una manera justa?
Cuando compras un vuelo o un viaje, en realidad estás comprando un billete. Antes era un billete de papel, pero ahora es electrónico. Pero el proceso real es el mismo que antes, es sólo una implementación electrónica del papel. El billete es la prueba para la aerolínea de que pagaste a una organización en la que confía para el vuelo. La aerolínea sólo distribuirá su papel de billete único a los agentes de viajes en los que confía. Con el billete electrónico, sólo las agencias de viajes en las que confía tendrán acceso a su servidor de billetes electrónicos. La aerolínea también puede confiar en el papel de los billetes de otras aerolíneas a través de un proceso formal llamado acuerdo interlíneas.
El billete también tiene, para cada vuelo, un “cupón de vuelo” de cierto valor monetario adjunto. Ese valor se determina por la tarifa apropiada para el viaje.
En el momento del check-in, en los viejos tiempos, usted presentaba su billete a la aerolínea. La aerolínea separó (“cortó”) el cupón de vuelo del boleto y se quedó con el cupón de vuelo. A cambio, usted obtuvo una tarjeta de embarque. Al final del mes, la aerolínea recogió todos los cupones de vuelo en papel y averiguó quién emitió cada cupón en base a sus números de serie. Presentó los cupones a sus emisores originales y a cambio obtuvo el valor financiero de esos cupones. Como esto sucede sólo una vez al mes, es mucho más fácil que el dinero que se mueve en cada transacción de billetes.
El sistema es exactamente el mismo ahora, excepto que los billetes y los cupones son instrumentos electrónicos que se transfieren en segundo plano cuando se hace el check-in.
Además, la Asociación Internacional de Transporte Aéreo publica un tipo de cambio mensual para todas las monedas basado en el promedio del mes pasado, para asegurar que los movimientos de moneda no afecten injustamente a ninguna aerolínea en particular. Si alguien tiene alguna pregunta sobre un billete fraudulento o un pago incumplido, hay un claro rastro de papel a seguir.
¿Pero por qué el agente de viajes no envía el dinero de inmediato y le da una especie de recibo? Si quisiera cambiar o cancelar su itinerario, el agente de viajes tendría que reclamar todo el dinero y enviarlo de nuevo. Cuando se trata de billetes de papel, hacer cambios podría llevar semanas. Además, en algunas circunstancias es necesario emitir un billete para viajes que se producen más rápidamente de lo que el dinero puede moverse entre cuentas. Esto es en particular cuando se trasladan capitales entre determinados países, como a Siria o al Irán, donde los controles de capital pueden retrasar la liquidación de esa contabilidad. Tiene sentido liquidarlo todo después del viaje con el sistema de cupones de vuelo.
Así que necesitamos un sistema universalmente acordado para que los cupones de vuelo se separen y se entreguen a la compañía aérea operadora. En el caso de los billetes cambiables o cancelables, necesitamos una forma para que el pasajero diga “Definitivamente quiero cambiar mi cupón de vuelo por un vuelo hoy”. La hora acordada no es anterior a 24 horas antes de la salida del primer vuelo del billete.
Aunque la compañía aérea quiere saber sobre las cargas finales y los pesos del equipaje, la verdadera razón para la facturación es facilitar la recogida del cupón.
Sin embargo, no todas las compañías aéreas forman parte de este sistema. Algunas de las aerolíneas de bajo coste no se preocupan por la ventaja de la interoperabilidad que ofrece este sistema. Encuentran que es demasiado caro de operar. Así que tienen su propia manera de gestionar la venta de billetes y manejar las finanzas. Cada agente de viajes debe registrarse en su sistema propietario y hacer los pagos inmediatamente. Tales aerolíneas harán el “check in” de acuerdo a sus propios requerimientos.