Suena como si intentaras garantizar que estarás esperando antes que la otra persona. Esto suele ser infructuoso, ya que aparte de cualquier otra cosa los aviones pueden aterrizar antes. También es algo injusto, a menos que tu tiempo sea claramente menos valioso que el de ellos (por ejemplo, porque vas a recoger a un cliente importante, o porque sabes que el viajero estará exhausto y desesperado por llegar a casa lo más rápido posible).
Le pediría al viajero que hiciera una estimación. A menos que sean relativamente inexpertos, tienen tan buena noción como tú de que lleva un tiempo. Tienen más idea que tú de cuál es su equipaje, la situación de aduanas e inmigración. Y lo más importante, si te dicen que esperan que les lleve al menos X minutos, entonces te han dado “permiso” para no estar allí si llegan antes. No se sentirán tan decepcionados cuando no estés, y no te sentirás mal.
Arreglar un lugar de encuentro de respaldo para esperar en caso de que no estés parado en las llegadas.
Mi regla de oro cuando adivino qué tren de autobús puedo tomar lejos del aeropuerto, es que no vale la pena ni siquiera mirar menos de 30 minutos si tengo equipaje facturado. Comúnmente realizo este cálculo para Heathrow o Gatwick, que admiten que no son los aeropuertos más pequeños o rápidos del mundo.
Aún así, puedes añadir esos 30 minutos y estar razonablemente seguro. Es poco probable que lo hagan mejor que 20 minutos para cualquier otra cosa que no sean casos “triviales” (Schengendomestic, sin equipaje, aeropuerto de tamaño normal en lugar de decir Schipol que es vasto y tiene correspondientemente largos tiempos de taxi). Es poco probable que les incomode enormemente esperar 10 minutos, siempre que sepan que están en camino.
En los grandes aeropuertos probablemente se puede añadir una hora y aún así estar allí la primera mitad del tiempo o mejor. En el futuro, presta atención a cuándo llegas y cuánto tiempo esperas.